Ist die Firma seriös? Geschäftspartner mit öffentlichen Daten prüfen

Ein neuer Lieferant mit auffällig gutem Preis, ein Neukunde, der auf Rechnung bestellen möchte, eine Kooperationsanfrage von einer Firma, von der Sie noch nie gehört haben: Vor dem ersten Auftrag lohnt ein kurzer Check. „Seriös“ lässt sich nicht amtlich bestätigen. Aber viele Angaben, die eine Firma über sich macht, können Sie in öffentlichen Quellen gegenprüfen, meist kostenlos und in wenigen Minuten. Dieser Beitrag zeigt eine sinnvolle Reihenfolge und wo die Prüfung an ihre Grenze stößt.

1. Pflichtangaben im Impressum und auf Geschäftsbriefen

Wer geschäftsmäßig, in der Regel gegen Entgelt, digitale Dienste anbietet, muss bestimmte Angaben leicht erkennbar und ständig verfügbar halten (§ 5 DDG). Dazu gehören:

• Name und Anschrift der Niederlassung, bei juristischen Personen zusätzlich Rechtsform und Vertretungsberechtigte,
• Angaben für eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme, einschließlich E-Mail-Adresse,
• das Register und die Registernummer, falls die Firma eingetragen ist,
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden,
• bei GmbH, AG und KGaA in Abwicklung oder Liquidation ein Hinweis darauf.

Auch auf Geschäftsbriefen und Bestellscheinen muss eine GmbH Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer nennen (§ 35a GmbHG). Für eingetragene Kaufleute gilt Ähnliches (§ 37a HGB).

Fehlen diese Angaben, ist das noch kein Beweis für Betrug. Es ist aber ein Grund, nachzufragen, bevor Sie Geld oder Ware auf den Weg bringen. Notieren Sie sich für die nächsten Schritte: exakte Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, Geschäftsführer und USt-IdNr.

2. Abgleich mit dem Handelsregister

Die Einsicht in das Handelsregister ist jedem zu Informationszwecken gestattet (§ 9 HGB). Wie die Suche im Registerportal funktioniert, zeigt unser Leitfaden Handelsregister einsehen. Gleichen Sie dort ab:

• Firma und Rechtsform: Stimmt die Schreibweise genau? Eine „Muster Handels GmbH“ ist nicht dieselbe Firma wie eine „Muster Handel UG (haftungsbeschränkt)“.
• Registernummer und Gericht: Führt die Nummer aus dem Impressum zu genau dieser Firma?
• Sitz und Anschrift: Passt die Adresse zum eingetragenen Sitz, oder gibt es zumindest eine plausible Erklärung, etwa eine Niederlassung?
• Geschäftsführung und Vertretung: Ist die Person, die den Vertrag unterschreiben soll, eingetragen? Darf sie allein vertreten? Unser Beitrag Geschäftsführer herausfinden erklärt, wo Sie das sehen.
• Liquidation: Ein Zusatz wie „i. L.“ oder eine eingetragene Auflösung bedeutet, dass die Firma abgewickelt wird.

Achten Sie auch auf den Verlauf: Wie alt ist die Firma? Wurden Sitz, Firmenname oder Geschäftsführung kürzlich geändert? Solche Änderungen haben meist harmlose Gründe. Sie sind aber ein Anlass, genauer hinzusehen, wenn noch andere Punkte nicht stimmen.

3. USt-IdNr. prüfen

Die EU-Kommission bietet mit VIES eine kostenlose Abfrage, ob eine USt-IdNr. aktuell gültig ist. Name und Anschrift zeigt VIES nur, wenn der jeweilige Mitgliedstaat das zulässt. In unserem Test mit einer deutschen Nummer meldete VIES „gültig“, Name und Anschrift blieben leer. Für deutsche Geschäftspartner erfahren Sie dort also, dass die Nummer existiert, aber nicht, wem sie gehört.

Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt nach § 18e UStG Unternehmern die Gültigkeit von USt-IdNrn., die ein anderer EU-Mitgliedstaat erteilt hat. In der qualifizierten Abfrage können Sie zusätzlich prüfen lassen, ob Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße zu den dort registrierten Daten passen. Das hilft bei Partnern im EU-Ausland. Bei deutschen Partnern bleibt der Abgleich mit Handelsregister und Rechnungsangaben.

4. Insolvenzbekanntmachungen

Läuft gegen die Firma ein Insolvenzverfahren, stehen die gerichtlichen Beschlüsse auf insolvenzbekanntmachungen.de. Wichtig: Das Portal sucht exakt, und das Datumsfeld ist eng vorbelegt. Wie Sie zuverlässig suchen und was Sicherungsmaßnahmen, Eigenverwaltung oder eine Abweisung mangels Masse für Sie bedeuten, steht in unserem Leitfaden Insolvenz einer Firma prüfen.

5. Jahresabschluss und Größe

Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG müssen ihren Jahresabschluss offenlegen (§ 325 HGB); die Unterlagen stehen kostenlos im Unternehmensregister. Prüfen Sie zwei Dinge:

• Gibt es überhaupt einen Abschluss? Kleinstgesellschaften dürfen ihre Bilanz nur hinterlegen (§ 326 Abs. 2 HGB); sie ist dann nur auf Antrag erhältlich. Findet sich für eine ältere GmbH weder eine Veröffentlichung noch ein Hinweis auf eine Hinterlegung, fragen Sie nach dem Grund.
• Was steht drin? Auch kleine GmbHs zeigen Bilanzsumme und Eigenkapital. Ein negatives Eigenkapital ist kein Urteil über die Firma, sollte aber zu Ihrem Zahlungsziel und Auftragsvolumen passen.

Was ein Abschluss über die Größe verrät und warum der Umsatz oft fehlt, erklärt unser Beitrag Umsatz einer Firma herausfinden.

Die ehrliche Grenze

• Korrekte Daten beweisen keine Seriosität. Registerdaten sind öffentlich und lassen sich abschreiben. Prüfen Sie deshalb, ob Website, E-Mail-Domain und Telefonnummer zur eingetragenen Firma passen. Im Zweifel rufen Sie die Firma unter einer Nummer an, die Sie selbst recherchiert haben, nicht unter der aus der Anfrage.
• Öffentliche Quellen zeigen die Vergangenheit. Ein Jahresabschluss ist oft ein bis zwei Jahre alt, ein Insolvenzantrag wird nicht veröffentlicht. Zahlungserfahrungen anderer Lieferanten stehen in keiner dieser Quellen.
• Auch unsere Daten haben einen Stand. Das Implisense-Firmenprofil zeigt, wann es zuletzt aktualisiert wurde. Für eine Entscheidung mit größerem Risiko prüfen Sie die Originalquelle.

So hilft Implisense

Das Implisense-Firmenprofil bündelt die Angaben aus den Schritten 2 und 5 auf einer Seite: Registereintrag, Rechtsform, Gründungsdatum, Vertretungsregelung, Geschäftsführung und die veröffentlichten Bilanzkennzahlen über mehrere Jahre. In unserem Test zeigte das Profil außerdem die USt-IdNr., wenn sie bekannt war.

Dazu kommen vier Signale aus Alter, Bilanzen, Registerereignissen und Compliance: Kontinuität, Finanzlage, Geschäftsführung und Rechtsstatus. Im kostenlosen Profil sind sie als „Im Vollprofil verfügbar“ markiert; das Vollprofil kostet 5 Implicents. Wenn Sie viele Bestandskunden oder Lieferanten auf einmal prüfen wollen, zeigt unser Rezept Portfolio auf Insolvenzrisiko prüfen, wie Sie eine Liste mit einem KI-Assistenten nach Profitabilität und Eigenkapitalquote clustern.

Checkliste vor dem ersten Auftrag

1. Impressum lesen und Firma, Rechtsform, Registernummer, Geschäftsführer und USt-IdNr. notieren, zum Beispiel für eine „Muster Handels GmbH“ (synthetisches Beispiel).
2. Im Handelsregister prüfen: Firma, Sitz, Nummer, Vertretung, Liquidation, letzte Änderungen.
3. USt-IdNr. bei VIES auf Gültigkeit prüfen; bei Partnern im EU-Ausland die qualifizierte Bestätigung beim BZSt nutzen.
4. Auf insolvenzbekanntmachungen.de mit Platzhalter und erweitertem Zeitraum suchen.
5. Im Unternehmensregister nachsehen, ob und was offengelegt wurde.
6. Kontaktdaten unabhängig recherchieren und die Firma darüber erreichen.
7. Ergebnis und Datum der Prüfung im CRM festhalten.

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