Geschäftsführer herausfinden: Wer eine GmbH vertritt – und wie Sie das im Vertrieb richtig nutzen

„Wer ist eigentlich der Geschäftsführer?“ Die Frage stellt sich im Vertrieb ständig: vor dem Erstgespräch, bei der Vorbereitung eines Angebots, spätestens wenn ein Vertrag unterschrieben werden soll. Die gute Nachricht: Für eine GmbH lässt sich das verlässlich klären, und zwar kostenlos. Das Handelsregister nennt nicht nur die Geschäftsführer, sondern auch, wie sie die Gesellschaft vertreten dürfen.

Dieser Beitrag zeigt, was im Register steht, wie Sie es lesen, wie Sie es mit Implisense schneller finden und wo die Grenzen liegen, vor allem beim Datenschutz und bei der Kontaktaufnahme.

Was das Handelsregister über die Geschäftsführung verrät

Bei einer GmbH sind bei der Eintragung ins Handelsregister unter anderem Firma, Sitz, Geschäftsanschrift, Gegenstand, Stammkapital und „die Personen der Geschäftsführer anzugeben“. Außerdem ist einzutragen, „welche Vertretungsbefugnis die Geschäftsführer haben“ (§ 10 Abs. 1 GmbHG).

Das Register bleibt auch nicht auf dem Stand der Gründung: „Jede Änderung in den Personen der Geschäftsführer sowie die Beendigung der Vertretungsbefugnis eines Geschäftsführers“ muss zur Eintragung angemeldet werden (§ 39 Abs. 1 GmbHG). Dasselbe gilt für die Erteilung und das Erlöschen einer Prokura (§ 53 HGB).

Für die Praxis heißt das: Wer im Register als Geschäftsführer steht, wurde bestellt und zur Eintragung angemeldet. Ein Titel auf LinkedIn oder der Website ist dagegen keine rechtliche Aussage. „Head of“, „Managing Partner“ oder „Inhaber“ kann vieles bedeuten.

Und das Register ist offen: Die Einsichtnahme ist „jedem zu Informationszwecken durch einzelne Abrufe gestattet“ (§ 9 Abs. 1 HGB). Seit dem 1. August 2022 ist der Abruf über handelsregister.de kostenlos und ohne Registrierung möglich.

Die Vertretungsregelung richtig lesen

Der Name allein sagt noch nicht, wer unterschreiben darf. Entscheidend ist die Vertretungsregelung. Ohne abweichende Regelung gilt: Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, sind sie „alle nur gemeinschaftlich zur Vertretung der Gesellschaft befugt, es sei denn, dass der Gesellschaftsvertrag etwas anderes bestimmt“ (§ 35 Abs. 2 GmbHG).

Im Register finden sich typischerweise Formulierungen wie diese, hier die allgemeine Vertretungsregelung der Implisense GmbH:

„Ist ein Geschäftsführer bestellt, so vertritt er die Gesellschaft allein. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, wird die Gesellschaft gemeinschaftlich durch zwei Geschäftsführer oder durch einen Geschäftsführer in Gemeinschaft mit einem Prokuristen vertreten. Alleinvertretungsbefugnis kann erteilt werden.“

So übersetzen Sie die gängigen Bausteine:

Wichtig ist der Unterschied zwischen der allgemeinen Regelung und der besonderen Vertretungsbefugnis einzelner Personen. Steht bei einer Person „einzelvertretungsberechtigt“, geht das der allgemeinen Regel vor.

Und was ist mit Prokuristen?

Prokuristen sind für den Vertrieb oft die eigentlich interessanten Ansprechpartner, etwa Leitungen aus Einkauf, Finanzen oder Vertrieb. Die Prokura ermächtigt „zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt“ (§ 49 Abs. 1 HGB). Ausgenommen ist ohne besondere Befugnis die Veräußerung und Belastung von Grundstücken (§ 49 Abs. 2 HGB).

Auch hier kommt es auf die Eintragung an: Die Prokura kann mehreren Personen gemeinschaftlich erteilt werden (Gesamtprokura, § 48 Abs. 2 HGB). Dann handelt ein Prokurist nicht allein.

Mehr als ein Name: Wo die Person sonst noch tätig ist

Geschäftsführer führen oft mehrere Gesellschaften, etwa eine Holding, eine Verwaltungs-GmbH oder Schwestergesellschaften. Wer das weiß, erkennt Firmengruppen, vermeidet Doppelansprache und findet manchmal die Gesellschaft, die tatsächlich einkauft. Diese Verbindungen ergeben sich aus den Registereinträgen derselben Person bei verschiedenen Firmen.

Wie das mit Implisense aussieht

Im Browser: Suchen Sie die Firma in der Implisense Platform. Auf der kostenlosen Firmenseite stehen unter „Wer führt sie?“ die Namen der Geschäftsführer. Das Vollprofil kostet 5 Implicents und zeigt zusätzlich die Vertretungsregelung, unter „Auch tätig bei“ die weiteren Firmen derselben Person sowie die Ereignisse aus dem Register. Wenn Sie wissen wollen, wem die Firma gehört: Die Gesellschafterliste lässt sich für 10 Implicents bestellen, abgerechnet nur bei Erfolg. Was darin steht, erklärt unser Glossar zur Gesellschafterliste.

Wenn Sie nicht die Geschäftsführung, sondern die Fachabteilung suchen: Die KI-Kontaktsuche auf dem Firmenprofil sucht nach Zuständigkeiten wie Vertrieb, Einkauf oder IT und kennzeichnet jede gefundene Person mit ihrem Beleg: „Register“ (Organ im Handelsregister), „Belegt“ (zwei unabhängige Belege) oder „Zu prüfen“. Ein Lauf kostet 3 Implicents und wird nur bei Erfolg abgebucht. Wie das geht, zeigt das Rezept Den richtigen Ansprechpartner finden.

Per API: Drei Aufrufe decken den Ablauf ab. Die Preise haben wir am Kontostand unseres Testkontos nachgemessen.

Mit ?lang=de kommen die Rollenbezeichnungen auf Deutsch. So ist die Antwort aufgebaut, gekürzt (synthetisches Beispiel mit erfundener Firma und Person; Feldnamen wie in der echten API-Antwort):

GET /v2/companies/{id}/people?lang=de

{
  "companyId": "BEISPIEL-ID",
  "people": [
    {
      "personId": "BEISPIEL-PERSON-ID",
      "firstName": "Erika",
      "lastName": "Musterfrau",
      "name": "Erika Musterfrau",
      "age": "40-49",
      "roles": [{ "code": "MANAGING_DIRECTOR", "label": "Geschäftsführung" }]
    }
  ]
}

Mit der personId holen Sie anschließend die weiteren Firmen dieser Person. Ein sinnvoller Ablauf im Code: erst availability (kostenlos) prüfen, nur bei vorhandenen Personen people abrufen und companies je Person nur dann, wenn Sie Firmengruppen erkennen wollen.

Die ehrliche Grenze

• Das Register ist nicht tagesaktuell. Ein Wechsel in der Geschäftsführung muss erst angemeldet, dann eingetragen und bekanntgemacht werden. Dazwischen können Tage oder Wochen liegen. Vor einem Vertragsabschluss mit hohem Wert lohnt der Blick auf den aktuellen Registerauszug bei handelsregister.de.
• Das Register liefert keine Kontaktdaten. Sie erfahren, wer Geschäftsführer ist, nicht seine Durchwahl oder E-Mail-Adresse. Auch Implisense liefert aus dem Handelsregister nur Namen und Rolle der Organe.
• Geschäftsführer sind nicht immer die Entscheider. In größeren Firmen entscheidet über eine Software oft die Fachabteilung. Der Name im Register ist ein Anfang, kein Buying Center.
• Andere Rechtsformen funktionieren anders. Bei einer AG vertritt der Vorstand (§ 78 AktG). Bei einer KG vertreten die persönlich haftenden Gesellschafter, Kommanditisten sind dazu nicht befugt (§ 124, § 170 HGB). Bei einer GmbH & Co. KG ist das die Komplementär-GmbH, deren Geschäftsführer Sie dann bei der GmbH finden. Dieser Beitrag beschreibt die GmbH.

Datenschutz und UWG: Was Sie mit dem Namen tun dürfen

Ein Geschäftsführername ist ein personenbezogenes Datum, auch wenn er öffentlich im Register steht. Für die Nutzung im B2B-Vertrieb kommt in der Regel das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Daraus folgen Pflichten:

• Informieren. Werden Daten nicht bei der Person selbst erhoben, müssen Sie sie informieren, unter anderem darüber, aus welcher Quelle die Daten stammen und ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen (Art. 14 DSGVO). Wenn Sie die Daten zur Kontaktaufnahme nutzen, gilt das spätestens bei der ersten Mitteilung.
• Auf den Widerspruch hinweisen. Gegen Direktwerbung kann die Person jederzeit widersprechen. Darauf müssen Sie spätestens bei der ersten Kommunikation ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen hinweisen (Art. 21 Abs. 2 und 4 DSGVO).
• Kanal beachten. Werbung per E-Mail braucht nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, auch im B2B-Bereich. Ein Werbeanruf bei einem Unternehmen setzt zumindest eine mutmaßliche Einwilligung voraus (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG).

Das ist kein Rechtsrat. Klären Sie Ihren konkreten Ablauf mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Checkliste vor dem ersten Kontakt

1. Firma eindeutig identifiziert (Registergericht und Registernummer)?
2. Geschäftsführer und Vertretungsregelung aus dem Register geprüft?
3. Prokuristen und deren Einzel- oder Gesamtprokura beachtet?
4. Firmengruppe geprüft (weitere Gesellschaften derselben Person)?
5. Rechtsgrundlage, Informationspflicht und Widerspruchshinweis geklärt?
6. Kanal mit § 7 UWG vereinbar?

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