Wer ist Geschäftsführer? Ist die Firma noch aktiv? Wo sitzt sie wirklich? Die verbindliche Antwort steht im Handelsregister, und das können Sie seit dem 1. August 2022 kostenlos online einsehen. Dieser Leitfaden zeigt, wie die Suche im offiziellen Registerportal funktioniert, welches Dokument Sie für welche Frage brauchen und wo die Grenzen liegen.
Wo Sie das Handelsregister finden
Das offizielle Angebot ist das Gemeinsame Registerportal der Länder unter handelsregister.de. Es wird im Auftrag der Landesjustizverwaltungen vom Land Nordrhein-Westfalen betrieben und enthält neben dem Handelsregister (Abteilungen A und B) auch das Genossenschafts-, Partnerschafts- und Gesellschaftsregister sowie zum Teil das Vereinsregister.
Die Einsicht ist laut Nutzungsordnung „jedem zu Informationszwecken durch einzelne Abrufe gestattet“ (vgl. § 9 Abs. 1 HGB). Eine Registrierung ist für die normale Suche nicht nötig. Kosten fallen für den Abruf nicht an: Das Bundesjustizministerium schreibt, dass der Abruf der Dokumente beim Handelsregisterportal und beim Unternehmensregister seit dem 1. August 2022 kostenfrei möglich ist.
Schritt 1: Die Firma suchen
Öffnen Sie im Menü Normale Suche. Das wichtigste Feld ist Firma oder Schlagwörter. Darunter wählen Sie, ob die Treffer
- alle Schlagwörter enthalten (Voreinstellung),
- mindestens ein Schlagwort enthalten,
- den genauen Firmennamen enthalten.
Zusätzlich lässt sich „ähnlich lautende Schlagwörter enthalten“ ankreuzen, hilfreich bei unsicherer Schreibweise. Weitere Felder sind Niederlassung / Sitz, Registerart, Registernummer und Registergericht.
Zwei Tipps aus der Praxis:
- Mit Registernummer und Gericht suchen, wenn Sie sie kennen. Die Nummer allein ist nicht eindeutig, weil jedes Registergericht eigene Nummern vergibt. Erst die Kombination aus Gericht, Registerart und Nummer identifiziert eine Firma sicher. Wie Sie die Nummer finden, steht in unserem Glossar unter Handelsregisternummer finden.
- Gelöschte Firmen bewusst einschließen. Unter „Zusätzliche Suchoptionen“ gibt es „Auch geschlossene Registerblätter oder gelöschte Zweigniederlassungen finden“. Das ist nützlich, wenn eine Firma umfirmiert, verschmolzen oder gelöscht wurde.
Bei mehr als 100 Treffern zeigt das Portal einen Hinweis; dann müssen Sie die Suche weiter einschränken, etwa über den Sitz oder das Registergericht.
Schritt 2: Das Suchergebnis lesen
Jede Firma steht in der Ergebnisliste mit Land, Registergericht, Registerart und Registernummer, darunter der Firmenname, der Sitz und der Status (aktuell oder gelöscht). Unter dem Namen und dem Sitz sieht man frühere Namen und Sitze, falls es welche gibt.
Für Implisense sieht der Eintrag zum Beispiel so aus: Berlin, Amtsgericht Berlin (Charlottenburg), HRB 153069, Implisense GmbH, Sitz Berlin, Status aktuell.
Ganz rechts stehen die Kürzel der abrufbaren Dokumente.
Schritt 3: Das richtige Dokument wählen
| Kürzel | Bedeutung | Wofür Sie es brauchen |
|---|---|---|
| AD | Aktueller Abdruck | Der schnelle Überblick: nur die derzeit gültigen Eintragungen, also Firma, Sitz, Gegenstand, Kapital, Geschäftsführer, Vertretungsregelung, Prokura. |
| CD | Chronologischer Abdruck | Alle Eintragungen in zeitlicher Reihenfolge seit Umstellung auf das elektronische Register, auch die überholten. Gut, um Wechsel in der Geschäftsführung nachzuvollziehen. |
| HD | Historischer Abdruck | Kopie der früheren Registerblätter aus Papierzeiten. Nicht bei jeder Firma vorhanden. |
| DK | Dokumente | Die beim Registergericht eingereichten Dokumente, zum Beispiel Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste oder Musterprotokoll. |
| UT | Unternehmensträgerdaten | Eine Kurzübersicht direkt im Browser: Rechtsform, Kapital, Eintragsdatum, Löschdatum und Anschrift (laut Portal „ohne Gewähr“). Gut für einen schnellen Check ohne PDF. |
| VÖ | Registerbekanntmachungen | Liste der veröffentlichten Bekanntmachungen zu dieser Firma. |
| SI | Strukturierter Registerinhalt | Eine XML-Datei mit den Daten aus aktuellem und chronologischem Abdruck, gedacht für die automatische Weiterverarbeitung. |
Für die meisten Fragen im Vertrieb reicht der aktuelle Abdruck. Wer prüfen will, seit wann jemand Geschäftsführer ist, nimmt den chronologischen Abdruck.
Ein Hinweis für Entwicklerinnen und Entwickler: Das Portal beschreibt den strukturierten Registerinhalt ausdrücklich als „unverbindlichen Service“. Der Inhalt kann in Einzelfällen vom aktuellen Abdruck abweichen und ihn „ggf. nicht vollständig wiedergeben“. Verbindlich ist der Abdruck.
Schritt 4: Gesellschafterliste und Satzung finden
Die Gesellschafterliste einer GmbH steht nicht im Registerblatt selbst, sondern unter DK. Dort öffnen Sie „Dokumente zum Rechtsträger“, dann „Dokumente zur Registernummer“ und finden die Ordner, darunter:
- Gesellschaftsvertrag / Satzung / Statut
- Liste der Gesellschafter
- Musterprotokoll
- Weitere Urkunden / Unterlagen
Abrufbar sind dort nur Dokumente, die seit dem 1. Januar 2007 elektronisch beim Registergericht eingereicht und für den Abruf freigegeben wurden. Ältere Dokumente können Sie beim zuständigen Registergericht anfordern, sofern sie nicht älter als zehn Jahre sind; diese Bereitstellung kostet laut Portal derzeit 2,00 Euro pro Seite, mindestens 25,00 Euro. Was eine Gesellschafterliste enthält, erklärt unser Glossar unter Gesellschafterliste.
Was Sie im Registerportal nicht finden
Jahresabschlüsse. Bilanzen und Jahresabschlüsse sind laut Portal „nicht über das Registerportal abrufbar“. Sie liegen im Unternehmensregister des Bundesanzeigers. Mehr dazu im Glossar unter Jahresabschluss.
Wirtschaftlich Berechtigte. Wer hinter einer Firma wirtschaftlich steht, regelt das Transparenzregister. Das ist ein eigenes Register mit eigenen Zugangsregeln.
Die Grenze: einzelne Abrufe, nicht ganze Listen
Die Nutzungsordnung des Portals ist hier deutlich:
- Es ist unzulässig, „mehr als 60 Suchen oder Aufrufe von Rechtsträgern pro Stunde“ vorzunehmen.
- Systematische Abrufe, „um parallele Voll- oder Teilregister aufzubauen, auszubauen oder zu aktualisieren“, sind unzulässig.
- Bei Verdacht auf Verstöße sperrt das Portal IP-Adressen.
Für die Einzelprüfung vor einem Termin ist das kein Problem. Wer aber eine Liste mit 500 Firmen aus dem CRM prüfen will oder Registerdaten in eine eigene Anwendung holen möchte, sollte das Registerportal nicht per Skript abfragen.
Wenn Sie viele Firmen prüfen
Für diesen Fall gibt es aufbereitete Firmendaten. Bei Implisense finden Sie zu jeder Firma eine kostenlose Firmenseite, auf der unter anderem die Geschäftsführer stehen. Ganze Listen aus dem CRM können Sie als Excel- oder CSV-Datei hochladen und abgleichen lassen, im kostenlosen Tarif bis 200 Zeilen je Upload, im Plus-Tarif bis 1.000. Wie das geht, zeigt das Rezept Kundenliste aus Excel hochladen. Für Entwicklerinnen und Entwickler gibt es die Implisense API. Und wer nach Gericht statt nach Firma suchen will, findet einen Einstieg im kostenlosen Handelsregister nach Amtsgericht.
Verbindlich bleibt das amtliche Register. Wenn es auf Rechtssicherheit ankommt, etwa vor einer Vertragsunterschrift, sehen Sie zusätzlich den aktuellen Abdruck ein.
Kurz zusammengefasst
- handelsregister.de öffnen, „Normale Suche“ wählen.
- Firmennamen eingeben, bei Bedarf Sitz oder Registergericht ergänzen.
- In der Ergebnisliste Gericht, Nummer und Status prüfen.
- AD für den aktuellen Stand, CD für die Historie, DK für Gesellschafterliste und Satzung.
- Jahresabschlüsse im Unternehmensregister suchen.
- Für viele Firmen aufbereitete Daten nutzen statt Massenabrufe.
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