Wem gehört die Firma? Gesellschafter und Konzernzugehörigkeit prüfen

Bevor Sie einem Zielkunden ein Angebot schicken, lohnt eine Frage: Wer steht eigentlich dahinter? Gehört die GmbH einer Holding, ist sie Teil einer Gruppe mit zentralem Einkauf, oder entscheidet ein Inhaber allein? Für die Key-Account-Planung macht das einen großen Unterschied. Dieser Beitrag zeigt, welche öffentlichen Quellen die Frage beantworten, wie Sie eine Beteiligungskette verfolgen und wo Sie ohne Zusatzinformationen nicht weiterkommen.

Die wichtigste Quelle: die Gesellschafterliste

Für eine GmbH oder UG ist die Gesellschafterliste die maßgebliche Quelle. Die Geschäftsführer müssen sie nach jeder Veränderung bei den Gesellschaftern oder deren Beteiligung unverzüglich zum Handelsregister einreichen (§ 40 Abs. 1 GmbHG). Hat ein Notar an der Veränderung mitgewirkt, reicht er die Liste ein (§ 40 Abs. 2 GmbHG).

Die Liste nennt zu jedem Gesellschafter die Nennbeträge und laufenden Nummern der Geschäftsanteile und die jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital. Hält ein Gesellschafter mehrere Anteile, steht zusätzlich sein Gesamtanteil in Prozent darin. Für den Vertrieb entscheidend ist ein Satz in § 40 Abs. 1 GmbHG: Ist ein Gesellschafter selbst eine Firma, stehen in der Liste deren Firma, Sitz und, soweit gesetzlich vorgesehen, Registergericht und Registernummer.

Die Liste hat auch rechtliches Gewicht. Gegenüber der Gesellschaft gilt als Inhaber eines Geschäftsanteils nur, wer in der im Handelsregister aufgenommenen Liste eingetragen ist (§ 16 Abs. 1 GmbHG).

Wo Sie die Liste im Registerportal finden, beschreibt unser Leitfaden Handelsregister einsehen: Sie liegt unter DK (Dokumente), nicht im Registerblatt. Was sie im Detail enthält, erklärt das Glossar unter Gesellschafterliste.

Beteiligungsketten verfolgen: von der Tochter zur Spitze

Weil eine Gesellschafter-Firma mit Registergericht und Registernummer in der Liste steht, können Sie eine Kette Schritt für Schritt nach oben verfolgen. Ein fiktives Beispiel:

So gehen Sie vor:

1. Zielfirma eindeutig identifizieren. Registergericht und Registernummer gehören zusammen. Firmennamen sind kein verlässlicher Schlüssel, wie unser Beitrag zu Firmen-Dubletten im CRM zeigt.
2. Aktuelle Gesellschafterliste abrufen. Maßgeblich ist die zuletzt aufgenommene Fassung.
3. Gesellschafter-Firmen notieren. Mit Registergericht und Registernummer suchen Sie die nächste Ebene im Registerportal.
4. Wiederholen, bis die Kette endet. Sie endet bei natürlichen Personen, bei einer AG, bei einer Gesellschaft ohne deutsche Registernummer oder bei einer Rechtsform ohne Gesellschafterliste.
5. Ergebnis mit Datum festhalten. Eine Beteiligungsstruktur ist eine Momentaufnahme.

Für den Vertrieb reicht oft die erste oder zweite Ebene: Gehört der Zielkunde einer Holding, lohnt der Blick auf deren weitere Beteiligungen und die Frage, wo eingekauft wird.

Zweite Quelle: der Anhang des Jahresabschlusses

Die Gesellschafterliste zeigt nur nach oben. Wer wissen will, welche Beteiligungen eine Firma selbst hält, findet im Anhang des Jahresabschlusses Hinweise. Kapitalgesellschaften müssen dort Name und Sitz der Unternehmen angeben, an denen sie im Sinne des § 271 Abs. 1 HGB beteiligt sind, mit Kapitalanteil, Eigenkapital und Ergebnis (§ 285 Nr. 11 HGB). Eine Beteiligung wird im Zweifel vermutet, wenn die Anteile insgesamt mehr als 20 Prozent des Nennkapitals ausmachen (§ 271 Abs. 1 HGB).

Nach oben hilft der Anhang ebenfalls: Anzugeben sind Name und Sitz des Mutterunternehmens, das den Konzernabschluss für den größten Kreis von Unternehmen aufstellt, und desjenigen für den kleinsten Kreis (§ 285 Nr. 14 und 14a HGB).

Ein wichtiger Haken: Kleine Kapitalgesellschaften brauchen unter anderem die Angaben nach § 285 Nr. 11 und Nr. 14 nicht zu machen (§ 288 Abs. 1 HGB). Bei kleinen Firmen bleibt daher oft nur die Gesellschafterliste.

Wann ist eine Firma Teil eines Konzerns?

Eine Mehrheitsbeteiligung ist ein starkes Indiz, aber nicht die einzige Form. Nach § 290 HGB liegt beherrschender Einfluss unter anderem stets vor, wenn einem Unternehmen die Mehrheit der Stimmrechte zusteht, wenn es die Mehrheit der Mitglieder des Leitungs- oder Aufsichtsorgans bestellen oder abberufen kann und zugleich Gesellschafter ist, oder wenn ein Beherrschungsvertrag besteht. Einfluss kann also auch über Verträge oder Stimmrechte entstehen, die in der Gesellschafterliste nicht sichtbar sind.

Was nicht in der Gesellschafterliste steht

Zwei weitere Grenzen:

• Aktualität. Die Liste wird nach einer Änderung eingereicht. Zwischen Änderung und Abrufbarkeit kann Zeit vergehen. Im Registerportal abrufbar sind nur Dokumente, die seit dem 1. Januar 2007 elektronisch eingereicht und freigegeben wurden.
• Transparenzregister ist kein Ersatz. Es nennt wirtschaftlich Berechtigte, keine Konzernstruktur. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 22. November 2022 (C-37/20 und C-601/20) ist der Zugang für die Allgemeinheit eingeschränkt: Einsicht erhält, wer ein berechtigtes Interesse nachweisen kann, und dann nur mit reduzierten Angaben (§ 23 Abs. 1 GwG).

Datenschutz: Personen in der Liste

Ist ein Gesellschafter eine natürliche Person, stehen in der Liste Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort (§ 40 Abs. 1 GmbHG). Das sind personenbezogene Daten, auch wenn sie öffentlich abrufbar sind. Für die Key-Account-Planung brauchen Sie meist nur die Struktur: Firma A gehört Firma B. Übernehmen Sie private Angaben wie Geburtsdatum oder Wohnort nicht ins CRM, wenn Sie sie nicht brauchen. Das ist kein Rechtsrat. Klären Sie Ihren Ablauf mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

So hilft Implisense

• Konzernstruktur im Vollprofil. Im Vollprofil einer Firma (5 Implicents im kostenlosen Tarif) zeigt die Implisense Platform eine Konzernstruktur mit Muttergesellschaft und direkten Tochtergesellschaften, sofern Daten vorliegen. Quelle sind die Daten der Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF): Sie zeigen, wer wen im Konzernabschluss konsolidiert, aber keine Beteiligungsquoten.
• Gesellschafterliste per Klick. Im Firmenprofil bestellen Sie die aktuelle Gesellschafterliste beim Registerportal für 10 Implicents. Abgebucht wird nur bei erfolgreichem Fund. Der Abruf hängt vom Registerportal ab und kann länger dauern.
• Jahres- und Konzernabschlüsse. Abschlüsse rufen Sie für 10 Implicents ab. Über die API liefert der Endpunkt für Finanzdaten Einzel- und Konzernabschlüsse, soweit vorhanden.
• Personen-Netzwerk. Über die API und den MCP-Server sehen Sie, in welchen weiteren Firmen eine Person eine Rolle hat, etwa als Geschäftsführer. Das zeigt Verflechtungen über das Management, nicht über Kapitalanteile.

Die ehrliche Grenze

Die Konzernstruktur aus GLEIF-Daten gibt es nur für Firmen, die mit einer LEI (Legal Entity Identifier) bei GLEIF erfasst sind und für die dort Konzernbeziehungen gemeldet sind. Hat eine Firma keine LEI, fehlt diese Angabe. Die prozentualen Anteile am Stammkapital einer GmbH stehen in der Gesellschafterliste, und die ist ein amtliches Dokument, das Sie für jede Ebene einzeln abrufen und lesen. Wenn Sie eine vollständige Struktur mit allen indirekten Beteiligungen brauchen, kommen Sie mit öffentlichen Quellen allein bei AGs, ausländischen Gesellschaftern und kleinen Firmen ohne Anhangangaben nicht ans Ziel.

Checkliste: Eigentümerstruktur eines Zielkunden prüfen

1. Registergericht und Registernummer der Zielfirma geklärt?
2. Rechtsform geprüft (GmbH, KG, AG)?
3. Aktuelle Gesellschafterliste abgerufen und Datum notiert?
4. Gesellschafter-Firmen über ihre Registernummer weiterverfolgt?
5. Konzernstruktur und Anhang des letzten Jahresabschlusses auf Mutterunternehmen und Beteiligungen geprüft?
6. Nur die Struktur ins CRM übernommen, keine privaten Angaben?

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