Ist die Firma ein KMU? Unternehmensgröße nach EU-Definition und HGB bestimmen

„Ist das ein KMU?“ ist im Vertrieb eine Standardfrage: Sie entscheidet über Zielgruppenlisten, Ansprache und Preismodelle. Die Antwort hängt davon ab, welche Definition gemeint ist. Die EU kennt eine, das Handelsgesetzbuch (HGB) eine andere, und beide verwenden andere Schwellen und andere Regeln. Dieser Beitrag stellt beide nebeneinander, zeigt, was sich bei einer fremden Firma überhaupt prüfen lässt, und benennt die Grenzen.

Die EU-Definition: Empfehlung 2003/361/EG

Die Definition steht im Anhang der Empfehlung 2003/361/EG der Kommission. Eine Empfehlung ist nach Art. 288 AEUV nicht verbindlich; sie wirkt, wo Gesetze, Förderprogramme oder Ausschreibungen auf sie verweisen. Maßgeblich ist Artikel 2:

Die Mitarbeiterzahl ist immer Pflicht. Zusätzlich muss entweder die Umsatz- oder die Bilanzsummen-Schwelle eingehalten werden. Gezählt werden Jahresarbeitseinheiten, also Teilzeit und Saisonarbeit anteilig; Auszubildende mit Lehrvertrag zählen nicht mit (Art. 5). Beim Umsatz wird die Mehrwertsteuer abgezogen (Art. 4).

Zwei weitere Regeln werden oft vergessen:

• Zwei Geschäftsjahre. Eine Firma wechselt die Kategorie erst, wenn sie die Schwellen für Mitarbeiterzahl oder Bilanzsumme in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über- oder unterschreitet (Art. 4 Abs. 2).
• Verbundene Unternehmen zählen mit. Nach Artikel 3 ist ein Unternehmen eigenständig, Partnerunternehmen (ab 25 % Kapital- oder Stimmrechtsanteil) oder verbunden (zum Beispiel Stimmrechtsmehrheit). Bei Partnern und verbundenen Unternehmen werden deren Daten in die Berechnung einbezogen (Art. 6). Wird ein Unternehmen zu 25 % oder mehr von öffentlichen Stellen kontrolliert, gilt es grundsätzlich nicht als KMU (Art. 3 Abs. 4), mit Ausnahmen.

Die Konzerntochter einer Großfirma mit 40 Mitarbeitern ist also in aller Regel kein KMU, obwohl sie für sich genommen unter allen Schwellen liegt.

Hat die EU die Schwellen geändert?

Nach unserer Prüfung am 10. November 2026: nein. Die Seite der EU-Kommission zur KMU-Definition nennt weiterhin dieselben Schwellen. Neu im Gespräch ist eine eigene Kategorie für etwas größere Firmen, die „Small Mid-Caps“ (SMC): Rat und Parlament haben sich am 9. Juni 2026 vorläufig auf Unternehmen mit weniger als 1.000 Beschäftigten und entweder bis zu 200 Mio. € Umsatz oder bis zu 172 Mio. € Bilanzsumme geeinigt (Pressemitteilung des Rats). Laut dieser Pressemitteilung musste die Einigung noch förmlich angenommen werden. Die KMU-Definition selbst wird dadurch nach den uns vorliegenden Quellen nicht verändert; der Stand kann sich ändern.

Die HGB-Größenklassen: eine andere Frage

Das HGB teilt Kapitalgesellschaften in Größenklassen ein, um zu bestimmen, wie umfangreich Rechnungslegung und Offenlegung ausfallen. Hier genügt es, wenn eine Gesellschaft mindestens zwei von drei Merkmalen nicht überschreitet (§ 267 HGB, § 267a HGB):

Diese Werte gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2023 beginnen; wahlweise durften sie schon ein Jahr früher angewendet werden (Art. 93 EGHGB). Auch hier gilt die Zwei-Jahres-Regel (§ 267 Abs. 4).

EU-KMU und HGB-Größenklasse im Vergleich

Die Folge: Dieselbe Firma kann nach den beiden Definitionen unterschiedlich eingestuft werden. Zwei synthetische Beispiele:

• HGB groß, aber EU-KMU: 200 Mitarbeiter, 60 Mio. € Umsatz, 30 Mio. € Bilanzsumme. HGB: Umsatz und Bilanzsumme liegen über den Mittelgroß-Grenzen, also zwei von drei überschritten, die Firma ist groß. EU: unter 250 Mitarbeitern und die Bilanzsumme liegt unter 43 Mio. €, also KMU (sofern eigenständig).
• HGB mittelgroß, aber kein EU-KMU: 260 Mitarbeiter, 30 Mio. € Umsatz, 20 Mio. € Bilanzsumme. HGB: nur das Arbeitnehmermerkmal ist überschritten, die Firma ist mittelgroß. EU: Das Pflichtmerkmal von weniger als 250 Mitarbeitern ist verletzt, also kein KMU.

So schätzen Sie die Größe einer fremden Firma

Von außen sehen Sie nie alle Merkmale. Ein praktisches Vorgehen:

1. Rechtsform prüfen. Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KG veröffentlichen Abschlüsse im Unternehmensregister; Einzelkaufleute und die meisten Personengesellschaften nicht.
2. Neuesten Abschluss lesen. Die Mitarbeiterzahl steht, sofern angegeben, im Anhang, die Bilanzsumme in der Bilanz, Umsatz nur in der Gewinn- und Verlustrechnung.
3. Fehlende Merkmale offen lassen. Kleine Gesellschaften müssen die Gewinn- und Verlustrechnung nicht offenlegen. Dann bleiben Bilanzsumme und eventuell die Mitarbeiterzahl. Wie der Umsatz dann einzuordnen ist, erklärt der Beitrag Umsatz einer Firma herausfinden.
4. Konzernzugehörigkeit prüfen. Gehört die Firma zu einem größeren Verbund? Dann ist sie nach Art. 3 meist kein eigenständiges KMU.
5. Im CRM festhalten, was Sie wissen: Größenklasse, Quelle, Geschäftsjahr und ob geschätzt oder berichtet.

Eine Bilanzsumme allein reicht nicht für die EU-Einstufung, denn ohne Mitarbeiterzahl fehlt das Pflichtmerkmal.

So gehen Sie mit Implisense vor

Die Implisense Platform zeigt im Firmenprofil eine Größenklasse (im Test etwa „Kleinunternehmen“). Laut unserer Glossarseite zur Unternehmensgröße wird sie aus Mitarbeiterzahl und Umsatz abgeleitet; wo Angaben fehlen, nutzt Implisense eine modellbasierte Schätzung. Die Suche hat einen Größenfilter mit den Stufen Kleinst (<10), Klein (10–49), Mittel (50–249) und Groß (250+) Beschäftigte, nach EU-KMU-Klassifikation; Mehrfachauswahl ist möglich. Das ist ein Filter nach Beschäftigten, nicht nach Umsatz oder Bilanzsumme.

In unserem Test mit dem kostenlosen Konto: Suche „Software Berlin“ mit Filter „Klein“ lieferte eine Trefferliste, die ersten 20 Treffer sind im kostenlosen Tarif sichtbar. Im Profil einer Treffer-Firma stand die Größenklasse, die Bilanzsumme des letzten Jahresabschlusses war ohne Vollprofil sichtbar. Umsatz, Ergebnis, Eigenkapital und Mitarbeiterzahl je Jahr zeigte erst das Vollprofil. Dort fehlte die Mitarbeiterzahl für die beiden jüngsten Jahre; angegeben war sie nur für ein früheres Jahr. Der Umsatz war nicht veröffentlicht und wurde als „Schätzung“ mit Spanne angezeigt.

Jedes Konto startet mit 100 Implicents, im kostenlosen Tarif kommen bei Nutzung 25 pro Monat hinzu. Mit Plus (59 € pro Monat zzgl. USt.) ist jedes Firmenprofil ohne Implicents vollständig (Preise).

Die ehrliche Grenze

• Die Größenklasse ist abgeleitet. Sie ist kein amtlicher Status und kein Ersatz für die Erklärung eines Unternehmens nach Art. 3 Abs. 5 der Empfehlung, etwa bei Förderanträgen.
• Konzernzugehörigkeit lässt sich nicht aus einer Zahl ablesen. Die Prüfung von Partner- und verbundenen Unternehmen verlangt Beteiligungsangaben. Wir haben nicht geprüft, ob und wie die Größenklasse Konzernbezug berücksichtigt; gehen Sie davon aus, dass sie für die EU-Einstufung allein nicht ausreicht.
• Mitarbeiterzahlen fehlen oft. Nicht jeder Abschluss nennt sie, und nicht jede Firma legt einen Abschluss offen.
• Daten sind alt. Der neueste Abschluss beschreibt oft ein Jahr, das ein bis zwei Jahre zurückliegt.
• Eine Größenklasse sagt nichts über Budget oder Bedarf.

Checkliste: KMU-Segment im CRM aufbauen

1. Definition festlegen: EU-KMU oder HGB-Größenklasse? Nicht mischen.
2. Quelle und Geschäftsjahr je Datensatz speichern.
3. Geschätzt und berichtet in getrennten Feldern führen.
4. Konzerntöchter gesondert markieren.
5. Segmentgrenzen in Bändern statt als Punktwerte führen.

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